（一）一般規(guī)定
1、施工安裝的全過(guò)程、竣工設(shè)施的詳細(xì)情況、所有操作和維護(hù)程序，都應(yīng)采用文件形式確認(rèn)。
2、應(yīng)使文件管理系統(tǒng)成為質(zhì)量保證體系的重要組成部份，為施工安裝的運(yùn)作提供文字依據(jù)，為責(zé)任和獎(jiǎng)懲提供明確依據(jù)，為質(zhì)量改進(jìn)提供原始依據(jù)。
（二）文件類型
1、施工安裝文件分為制度、標(biāo)準(zhǔn)和記錄三大類。
2、制度文件包括企業(yè)管理、施工管理、質(zhì)量管理及施工輔助材料驗(yàn)收、發(fā)放管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)制度、安全衛(wèi)生管理制度、人員培訓(xùn)制度等。
3、標(biāo)準(zhǔn)文件包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、施工工藝規(guī)程等，工作標(biāo)準(zhǔn)如各種崗位、工種操作法或各種標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程等。
4、記錄文件包括各種記錄、憑證和各種報(bào)告等。
（三）開(kāi)、竣工文件
1、工程施工應(yīng)有開(kāi)工報(bào)告、中間驗(yàn)收單、竣工驗(yàn)收檢測(cè)調(diào)整記錄和竣工驗(yàn)收單、竣工報(bào)告。
2、施工安裝工程中應(yīng)有設(shè)備開(kāi)箱檢查記錄、土建隱蔽工程記錄、管線隱蔽工程系統(tǒng)封閉記錄、管道壓力試驗(yàn)記錄、管道系統(tǒng)清洗（脫脂）記錄、風(fēng)道清洗記錄、風(fēng)道漏風(fēng)檢查記錄、設(shè)備單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、系統(tǒng)聯(lián)合試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄等。
（四）技術(shù)說(shuō)明書(shū)
1、工程竣工后，施工方應(yīng)提供關(guān)于工程詳細(xì)情況的工程施工說(shuō)明書(shū)，包括：工程及其功能作用，性能，后驗(yàn)收的竣工圖，和設(shè)備清單及庫(kù)存?zhèn)浼?br />2、各類設(shè)施或系統(tǒng)應(yīng)配存一套明確的使用說(shuō)明書(shū)，包括：設(shè)施啟動(dòng)前應(yīng)完成的檢查和檢驗(yàn)計(jì)劃，設(shè)施在正常和故障方式下啟動(dòng)和停運(yùn)程序，報(bào)警時(shí)應(yīng)采用的程序。
3、各類設(shè)施或系統(tǒng)應(yīng)有性能監(jiān)測(cè)說(shuō)明書(shū)，包括：測(cè)試頻率、測(cè)試方法、測(cè)試結(jié)果不符合要求時(shí)的措施等。
4、各類設(shè)施或系統(tǒng)應(yīng)有維護(hù)說(shuō)明書(shū)，包括：進(jìn)行維護(hù)或修理之前的安全程序的確定，在性能參數(shù)超過(guò)范圍時(shí)應(yīng)采取的維護(hù)行動(dòng)的技術(shù)要求，對(duì)控制安全和監(jiān)測(cè)裝置進(jìn)行檢查和校驗(yàn)的時(shí)候，檢查和更換各種易損件的要求，維護(hù)工作中實(shí)施人員進(jìn)行清潔的技術(shù)要求。
（五）制訂文件的要求
1、文件的標(biāo)識(shí)應(yīng)能清楚證明文件的性質(zhì)。
2、各類文件應(yīng)有便于說(shuō)明其文本、圖冊(cè)的系統(tǒng)編碼和類別。
3、文件數(shù)據(jù)的填寫(xiě)應(yīng)真實(shí)、清晰、不得任意涂改。若需修改，需在核改處簽名，并應(yīng)使原數(shù)據(jù)仍可辨認(rèn)。
4、不得使用鉛筆填寫(xiě)文件，文件表格內(nèi)容應(yīng)填全，不得留有空格，若無(wú)內(nèi)容，填寫(xiě)時(shí)要用“－”表示，相同內(nèi)容應(yīng)重復(fù)填寫(xiě)。
5、文件應(yīng)有相關(guān)責(zé)任人簽名。
（六）文件的保管
1、各類記錄應(yīng)保管至工程竣工后三年，不得提前銷毀。
2、文件復(fù)印副本應(yīng)與正本*一致。
3、所有文件的頁(yè)碼必須正確、連貫、不得任意撕毀。
4、文件的保管與歸檔應(yīng)符合國(guó)家、地方、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定。